OSNOVANO 1994 (20 godina sa Vama i za Vas)

Upravljanje DOKUMENTIMA

Upravljanje dokumentimaTežnja svugde u svetu je da se smanji drastično upotreba i manipulacija papira. Najveći deo prostora u svakoj knjigovodstvenoj firmi zauzimaju arhive papira koje znaju da se nagomilaju u enormnim količinama jer postoji obaveza čuvanjapojedinih dokumenata od 2 do 10 godina a ponekih i trajno.


Drugi problem koji se javlja je fizičko nošenje dokumenata na odredjenu adresu sto oduzima vreme za probijanje kroz saobraćaj, nalazak parkinga i sl.

Namera ljudi koji se bavi ovim poslom je da se komunikacija dokumentima svede na digitalan oblik koji zahteva malo vremena i ne previše znanja. Shodno tome, najveće svetske firme su dale prostor na svojim serverima i tako su nastali i DropBox i slična mesta gde vi možete slati i čuvati dokumenta.

Ovaj sistem se u današnje vreme razvio toliko da imate pristup sa više uredjaja i možete imati mogućnost manipulacije (čitanja, slanja emailom, slanje porukama ili bluethootom) sa skoro svakog modernijeg uredjaja. To daleko smanjuje potrebu nošenja dokumenata jer sa jednim smart teleonom sva ta dokumenta su vam uvek pri ruci.

Ja sam skoro imao potrebu da nabavim jedan dokument, uvek nezasitoj, administraciji (čitaj: birokratiji). Srećom, dokument sam imao na DropBoxu a osoba za šalterom je bila dovoljno edukovajna da ima email. Jednim jednostavnim postupkom sam dokument iz DropBoxa poslao na mail dotične i tako smo dobili kompletnu dokumentaciju bez odlaska kući ili na posao, kopiranja dokumenta i vraćanja.

Sve što vam je potrebno je jedan skroman skener, malo znanja kako da iskoristite prostor na nekom serveru i to je sve. Skeniranje dokumenata i pretvaranje istih u lako prepoznatljiv PDV format je nešto što se može naučiti vrlo brzo. Samim time dajemo sebi šansu da nam poslovanje postane znatno jednostavnije nego pre i da izbegnemo neprijatne slučajeve kad neke stvari ne možemo da pdradimo jer nam nešto nedostaje. 
 
Ovo je jako bitno i kod firmi koje rade sa raznim dokumentima i odlaganjem napravljenih dokumenata po nekom ustaljenom principu može dati mogućbost da odredjene osobe u firmi imaju pristup dokumentima koje nisu sami formirali, pa samim time se smanjuje potreba da odredjene vrst dokumenata (Ugovori, Odluke i sl) ima svaki radnik kome to treba. Dovoljno je da ima pristup serveru na kome se to nalazi.
 
Osim toga, slanje dokumenata izmedju službi ubrzava radni proces i omogućuje da se dokumenta ne mogu fizički zagubiti.